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审计如何做好盘点工作?

2018-01-16来源:Benny 作者:Benny

  又到了年底盘点的时候。

  我一直都很喜欢盘点,很多时候,这也许是在项目上最近距离接触存货的机会。很多存货让你大开眼界,很多存货也让你感觉很有意思,走出办公室,了解存货,了解产品,了解业务,才能了解这个行业,这个企业,和发现风险。

  我盘点过大风车、钢铁、煤矿、危险的化学品、汽车、猪,数都数不清了,盘点不同的存货,也会发生一些有趣的故事。

  很多小朋友说,盘点,就是数数嘛,看似也很简单。

  其实,盘点无外乎两点,数量和质量。

  也听有人说,盘点其实不重要,走走过程就好,毕竟只是抽盘,又不是全盘,数量肯定盘不准。这句话其实出自一个合伙人的之口,办公室里对员工的这种教导,也可以想象这个合伙人的审计质量有多么不靠谱。

  盘点,也许是你唯一的一次可以接触企业的存货或者产品的机会,利用好盘点,会对你的审计提供很大的帮助。

  1、提前做好盘点计划。

  众所周知,审计盘点其实只是监盘,所以我们需要在企业确定了其存货的情况下,再进行监盘。我们可以在企业进行年底全面盘点的时候同时进行监盘,也可以之后再进行监盘。若我们提前进行监盘,盘点就没有意义,因为企业自己可能都不知道自己有多少存货,难道靠审计师去盘吗?这时候即使给到你的存货清单,也未必准确,甚至可能都没有存货清单。

  在盘点前,一定要拿到企业的存货清单,清单中必须包含产品名称、识别编号、存储地点、数量、单价、金额等,存货清单的金额要与账上记载的存货金额进行核对,若差异较大,就要寻找原因,我之前就遇到了企业给的存货清单不全的情况。

  如果有多个仓库或者存储地点的,要通过存货清单的记载,判断重点抽查哪些仓库。

  通过存货清单的记载,判断哪些产品重要,需要重点抽查。

  最好能拿到企业自己的盘点计划,通过盘点计划中的内容,判断盘点的难易程度,需要耗费多长时间,通过评价企业的盘点计划,判断企业提供的清单,或者已经进行完的盘点,是否值得信任,根据对企业盘点计划的了解,来规划自己的监盘计划。

  2、通过观察,判断内控

  盘点过程中,除了财务人员以外,通常会包括仓管人员,甚至业务人员,眼观六路、耳听八方,这也是审计的重要方法。

  很多时候,财务的一面之词,往往与现实不符,通过与仓管,业务人员的沟通,可以判断出很多问题。

  比如,通过与仓管沟通,问及平时如何做收发货,如何填制的收发货单据,就可以判断这个企业的对于存货管理的内部控制是否达到有效控制,如果企业的内控管理失效,让仓管的工作变得困难,或者仓管自己深知无法控制,有些仓管也许会就这些问题像你透露,甚至抱怨。或者你与他的谈话中,会明显感觉他对于自己管理的仓库的存货的一种不确定性。

  如果仓库管理的情况理想,你也能在询问中,感觉到仓管对于自己管理的存货的那种胸有成竹,他对于自己的仓库的那种了如指掌。

  再就是通过观察,如果你看到仓库内所有的存货摆放整齐,标签填列齐全,仓管的收发记录、相关单据等记录和保管整齐有序,那么这些存货更值得信任。

  如果你看到存货的摆放杂乱无章,仓管的单据随处丢弃,那么你可能就要考虑加大抽盘范围,这些存货的内控管理上可能就会出现问题。

  如果恰逢盘点时有正在办理存货出入库的事项,你也可以进行观察和了解,通过观察相关的处理流程,对存货的管理便会自有判断。

  3、盘点数量

  数量的盘点,也是存货盘点最基础的工作。本身数量的盘点没有难度,只要把数字数清楚就行。但是不同的存货,数量的盘点可能也会出现不同的问题。

  比如,不同的存货,有些可能按个数,有些可能是按重量,我曾遇到过盘点钢板,盘点表上的计量单位是个数,单价和金额也是以个数来计算,而实际盘点中,却是称重量。因为钢板每次使用的时候不是一整块的使用,而是进行切割,而且都是切割的不规则形状,你就没办法判断是几个,而钢板采购的时候,却是按整片钢板一个多少钱来计算的。类似于这种情况,就要进行一个合理的单位转换,否则,我们也失去的盘点数量的意义。因为我们盘点数量的目的,是要保证数量的准确,最终是要保证报表中的存货金额准确。如果无法进行金额的准确计算,也就无法保证报表中的存货金额是否合理。

  装箱或者打包的产品,如果堆放整齐,一定要挑选部分开箱检查,以免出现滥竽充数,如果觉得频繁的开箱会影响效率,或者引起企业的不满,也需要随机应变,比如有些东西是不怕摔打的,你可以踢一脚或者抬一下,判断这个箱子的重量和感觉,如果明显的感觉某个箱子比较轻或者不对劲,再进行有针对性的开箱检查,而之前的小动作,都是在不经意间进行。

  4、从盘点表到实物,从实物到盘点表

  盘点的过程中,通常我们会遇到两种方式,

  一、企业通过盘点表的记载,你要盘哪个存货,企业就带你去盘哪些存货。这也就是从盘点表到实物的盘点。这种盘点在盘点过程中,如果看到没有盘到的存货,或者你感兴趣的,或者你好奇的,或者你觉得重要的,体型大的,或者就是顺口只是顺口问一句,都要进行及时盘点、及时再盘点表中记录,这也就是从实物到盘点表的盘点。这两种盘点方式是相辅相成,同时进行的,而不是只是闷着头把盘点表中你看到的大金额的存货盘一遍,其他的不闻不问。

  我经常举到的一个例子,我就是在拿着盘点表盘点的时候,无意间路过了一个小仓库,仓库门被锁起来了,我感觉里边是存放着东西的,比较好奇,我就问了一句这个仓库是干嘛的。仓管人员说也是存放存货的,首先我问这些存货是不是我们的,都是什么东西,在不在我们的这个盘点表上,如果是我们的东西,那么打开我要看一下。然后进入仓库之后,里边存放着大量的机器设备和产品,涉及金额非常大,但就是因为某些原因,产品卖不掉,又不舍得报废,只能一只存在这里,希望有生之年兴许还能再放光辉。这时候你要考虑,这些存货是否存在减值的迹象。盘点表中是否有这些产品,报表中的存货是否包含这些产品。事实是这些产品报表中肯定是存在的,企业之所以藏起来是怕提减值。

  二、企业通过带着你走一圈,遇到什么存货就盘什么存货,然后在盘点表中进行记录。如果发现某个产品金额比较大,或者比较特殊,企业却不盘,就要求企业专门去盘点此物品。

  我之前也是在一个企业盘点遇到这种情况,有一个设备金额不算大,但是也绝对不小,而且数量只有一个,我要求必须要去看看,结果企业找了半天,在一个不起眼的地方终于找到了它,通过对这个东西的了解,也是存在着明显的减值迹象。

  5、盘点质量

  除了盘点数量,还有更重要的盘点质量,所谓质量,其实也就上上文说提到的,是否存在减值迹象。这些减值迹象,包括是否腐烂,或者像刚才提到的,虽然产品是好产品,也很值钱,但却已经没有了任何利用价值,还有化学产品是否存在挥发,服装产品是否会过时,是否存在更新换代等等。这些因素就要考虑到是否计提减值准备。

  还有就是如果企业报表中已经计提了减值,也要进行关注,考虑这些减值是否应该计提。因为存货的减值是允许转回的,很多上市公司曾经就利用减值来做文章,通过减值的准备的转回,来增加利润,以达到保壳的目的。

  6、专家工作

  作为审计人员,我们去不同的行业,不同的企业去审计,去盘点,但是通常我们对企业的产品并不了解,在盘点过程中,通常企业说什么就是什么。盘点表中记录着名称或者型号,企业随便指一个产品说是什么,很多时候我们也无法判断。其实这也是一种比较被动的局面。

  利用专家的工作,其实也很少会有事务所请专业的专家来帮助进行鉴定,大部分都是审计人员自己跟着企业监盘。其实在这种环境下,利用专家的工作,也可以延伸为对企业的产品提前进行了解。既然去审计一个企业,那必然要对企业的情况,产品,行业状况进行了解,利用网络等通讯,提前对企业的产品进行了解,才能保证盘点的有效。比如,之前跟同事去盘点管件类的产品,企业指着一个螺丝钉状的东西就说这是什么型号的法兰,同事就在盘点表记录,我当即就做出了疑问,我从来没有见过长条形的法兰。

  7、所有权

  盘点过程中,也经常会遇到别人寄存的产品。比如产品已经卖出去了,客户却没有来把产品提走,这些产品,首先不属于我们的盘点范围,我们不对这些产品进行盘点。但是我们需要对此检查相应的销售合同,订单,保管合同等等。

  也有可能企业已经购买的产品,保管在供应商处并未提货,或者寄存于第三方仓库的产品。这种情况,也要对这些存货进行盘点。如果距离较远,或者其他因素无法前往盘点,应该对这些存货进行函证。

  在看企业的账的时候,要关注费用中,有没有类似于仓库的租赁费,这样也可以判断是否有企业没有提供的寄存仓库。

  如果有寄存于第三方的仓库,也可以让企业提供与第三方仓库有关的发运凭证,单据。或者询问企业如何对第三方仓库的货物进行保证。有些制造企业,制造工厂和销售地距离很远,就会把产品先行运输到销售地保管,以待销售,这种第三方仓库,距离较远,无法派人经常去监督,但是对于自己的货物,企业总是会有相应的方式去保证自己的货物不会损坏和丢失。有些仓库有自己的网络平台或者数据库,企业可以登录仓库的网络平台调阅数据,审计人员就可以利用这些平台进行审阅。

  也有些销售公司,产品是由第三方加工厂代为加工的,所以通常也就没有自己的仓库,产品会存放于第三方的代工厂或者在加工厂当地租赁仓库,也会存在类似的情况。

  总体的原则就是,自己仓库里不属于自己的货物不盘,但是要取到相关证据。寄存于供应商或者第三方的货物,要前往盘点,或者进行函证,并了解此类存货的相关控制。

  8、倒推工作

  并不是所有的盘点都会集中在12月31日,很多时候我们的盘点是滞后的,但是我们审计的是12月31日的报表,也就需要我们把存货的盘点数量还原至12月31日的数字。这种倒推工作,就从采购和销售两方面进行。

  首先你要拿到从12月31日到你的盘点日期间的存货的收发存报表,收发存流水,出入库单,采购和销售的相关单据,验证其收发的数量准确性。数据倒推本身很简单,就是简单的加减法,关键在于要审查企业提供的收发存记录是否准确,是否有伪造的情况。这就需要对单据和记录一一对应。其实也是通过从收发存流水去查相应的出入库单,然后抽一些出入库单,对照有没有相应的收发存记录,然后也可以结合实质性程序,查阅一些采购和销售的订单或者合同,来发现问题。当然也可以结合之前说的你所判断的企业存货的内控管理,进行自己的判断。

  存货盘点是一项重要的工作,除了单纯的数数以为,要结合风险评估,内控有效性,实质性程序等多方结合,才会对你的审计盘点提供支撑。

  最后,不要忘记完成最终的盘点报告,记录盘点的过程、时间、人员、盘点方式,也是重要的审计证据。